Fatturazione_elettronica

Per poter gestire la fatturazione elettronica si deve:

  1. Scaricare la più recente versione di Cogefox.
  2. Compilare tutti i campi dell’Anagrafica azienda dal menu “Aziende”.
  3. Specificare, ove necessario, il valore della colonna “Nt” (natura) in “Archivi” -> “Tabella IVA”.
  4. Compilare correttamente la colonna “Fe” in “Archivi”->”Pagamenti” (vedi tabella valori possibili).

N.B.: Non è necessario acquistare subito la licenza del modulo “Fatturazione elettronica” per utilizzare “in prova” la gestione delle fatture elettroniche. Vi consigliamo comunque di fare l’acquisto in tempo poiché dal 1 gennaio 2019 Cogefox verificherà la presenza della licenza per poter produrre le fatture elettroniche.


Fatturazione elettronica - listino

N.B.: I clienti che non sono in possesso della licenza del modulo delle vendite possono comunque integrare la loro licenza per l’acquisto del modulo fatturazione elettronica contattandoci per avere ulteriori informazioni in merito.


Download utility

– Download componente Ghostscript aggiornato

Download componente Chilkat-ax

Download “FeViewer”, strumento per visualizzare i file XML relativi alle fatture e alle notifiche. L’utility abilita, con il clic destro del mouse sui file, la voce “Apri con FeViewer” – N.B.: per funzionare deve essere installato lo strumento “Componente Chilkat-ax“.


Nozioni generali

Affinché Cogefox, in una prossima versione, non blocchi l’emissione del documento (DDT, Fattura, Nota di accredito, ecc.) dovrete fare molta attenzione alla completezza e all’esattezza dei dati nell’anagrafica del cliente:

1. Se il cliente è italiano, oltre a verificare che non sia stato selezionato alcun codice di stato estero, dovete indicare o la Partita IVA o il codice fiscale (se non in possesso di partita IVA). Fate attenzione: i codici che iniziano con i numeri 8 e 9 non sono partite IVA ma codici fiscali.

2. Se il cliente è estero, dovete indicare l’esatto codice dello Stato estero (il tasto <F5> vi aiuterà) e lasciate vuoto il campo provincia.

3. Se il cliente è estero ma appartiene alla comunità europea, dovete indicare solo la Partita IVA senza anteporre ad essa la sigla dello stato.

4. Se il cliente è estero ma non appartiene alla comunità europea, potete non indicare la Partita IVA.


Come funziona l’invio dei file XML delle fatture?

– La cosa principale da sapere è che dovete scegliere se utilizzare una vostra PEC (metodo gratuito) o un canale SdI a pagamento che vi fornirà un codice da 7 caratteri. Poi dovrete accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate, con le vostre credenziali, e dichiarare la scelta: indirizzo PEC o codice destinatario (SdI). In questo modo farete anche la scelta su quale indirizzo PEC farvi inviare le fatture. È chiaro che l’indirizzo PEC scelto può differire da quello registrato alla Camera di Commercio.

FE_01

FE_02

Cogefox gestisce in modo automatico l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche solo via PEC. Quindi, se avete scelto di acquistare e di utilizzare un canale SdI,  non considerate le istruzioni che riguardano le impostazioni in Cogefox riguardo la PEC ma fate riferimento alle istruzioni del fornitore del canale SdI per la ricezione dei file XML delle fatture di acquisto e per l’invio dei file XML delle vostre fatture di vendita prodotti da Cogefox.

– Allo stato attuale le informazioni che vi diamo riguardo la gestione da parte dell’Agenzia delle Entrate sono riferite a ciò che conosciamo. Ci potranno quindi essere alcune modifiche.

– Tutti i file XML delle vostre fatture di vendita (nonché delle note di accredito) devono essere inviati ad un unico destinatario, l’Agenzia delle Entrate, che tenterà di inoltrarli ai vostri clienti.

– Quali sono i file delle fatture elettroniche che non arriveranno ai clienti? Sicuramente tutte le fatture i cui riferimenti di destinazione (PEC o codice SDI) sono sbagliati.

Fate quindi molta attenzione e, se possibile, verificate gli indirizzi PEC dei vostri clienti facendovi inviare, dalla loro casella PEC scelta, un email di test nella vostra casella PEC.

– Inoltre non verranno consegnate le fatture elettroniche ai clienti esteri nonché ai clienti italiani senza partita IVA (cioè i cosiddetti privati). Sarà quindi vostra cura far pervenire a queste due tipologie di clienti il documento in forma cartacea o in altro formato (es.: in formato PDF).

– Quindi tutti i vostri clienti, italiani e con partita IVA, devono fornirvi il loro indirizzo PEC dedicato alla ricezione dei file XML delle vostre fatture (potrebbe essere diverso da quello già in vostro possesso) o, in alternativa, il loro codice SdI (lunghezza: 7 caratteri).

– Nel caso in cui i vostri clienti vi abbiano indicato sia l’indirizzo PEC che il codice SDI, sarà solo il codice SdI ad essere inviato.

– Per i clienti esteri, come pure per i clienti italiani senza partita IVA, non dovete memorizzare né il codice SDI né l’indirizzo PEC. Le fatture emesse a questi clienti vanno comunque inviate all’Agenzia delle Entrate.

– I file XML delle fatture elettroniche B2B (cioè “Business to Business”) emesse ai vostri clienti non necessitano della vostra firma digitale, a differenza dei file delle fatture elettroniche emesse alle Pubbliche amministrazioni.

– Tutti i file XML relativi alle fatture emesse devono essere inviati entro le ore 24 del giorno di emissione all’Agenzia delle Entrate o gratuitamente tramite la vostra PEC (Cogefox lo farà in modo automatico) oppure a pagamento tramite il canale fornitovi dalla ditta che vi ha venduto tale servizio.


Cosa si può fare in Cogefox adesso?

– Innanzitutto scaricate l’aggiornamento 38.08 o superiore e il file collegato al link “Componente Chilkat-ax” .

– Attendete che Cogefox completi l’aggiornamento alla nuova versione. Ciò può richiedere alcuni minuti quindi conviene eseguirlo quando tutti i PC non sono in uso (è sufficiente eseguirlo solo su un posto di lavoro).

– Compilate correttamente, per ogni azienda di Cogefox, tutti i campi dell’anagrafica dell’azienda (menu: “Aziende”->“Anagrafica azienda”).

– Controllate nella “Tabella IVA” del menu “Archivi” la corretta compilazione della colonna “Nt” (Natura) rifacendovi alle regole già espresse per la produzione dello Spesometro2017. Potete trovare la legenda delle nature a questo link: https://www.datastudioweb.it/tabella-natura-iva/

– Compilate uno dei due campi (Codice SdI o PEC) esposti nel menu “Sdi” (sappiate che il codice SdI prevale sull’indirizzo PEC). Per scrivere l’indirizzo PEC il carattere “@“ esce con la seguente combinazione di tasti: <ALT> + 64 (digitato nel tastierino numerico).

– N.B.: se vi trovate clienti a cui dovete esporre in fattura la ritenuta, dovrete contattarci per modificare il tracciato di stampa in modo tale che la produzione del file XML risulti corretta.

IMPORTANTE OPERAZIONE DA FARE SOLO NELL’ESERCIZIO 2019, PRIMA DI EMETTERE FATTURE: a causa del fatto che sono ammesse fatture con il numero univoco (ogni fattura deve avere un numero diverso dalle altre; la numerazione è data dal numero della fattura + il suffisso relativo), verificate che la tabella del menu “Archivi” -> “Serie documenti” segua le seguenti indicazioni:

1. Se utilizzate una sola attività, potete lasciare senza sigla le colonne “Fatt.” e “NtAcc”

2. Se utilizzate più di una attività dovete avere sigle diverse in ogni riga sia nella colonna “Fatt.” che nella colonna “NtAcc”. È possibile che una riga, riferita ad un’attività, non abbia alcuna specifica nelle colonne “Fatt.” e “NtAcc” ma le altre righe/Attività devono avere indicate sigle che devono essere diverse dalle altre righe/Attività.

– È ora possibile in “Archivi”->”Pagamenti” compilare la colonna “Fe” i cui valori ammessi (compresi tra 1 e 22 – vedi questa pagina con la tabella dei valori possibili) sono quelli relativi al tipo di pagamento (esposti nella tabella in calce al tracciato della fattura ordinaria ma senza precedere il numero con la sigla “MP”). Il campo “Fe” può anche essere lasciato vuoto ma, quando verrà utilizzato un codice di pagamento con il campo “Fe” vuoto (o uguale e a zero), all’atto dell’emissione della fattura non verrà esposta la modalità di pagamento nel file XML della fattura elettronica prodotta.

– Con le versioni di Cogefox (a partire dalla 38.08), viene generato sul desktop un collegamento alla nuova cartella CogeXml che contiene altre sottocartelle (Dainviare, Inviate e Ricevute) con al loro interno i file XML delle fatture. Importante: non spostate e non rinominate queste cartelle e i singoli file in esse contenute. La cartella CogeXml è situata nello stesso drive di CogePdf.

– Fino al 31/12/2018, dalla versione di Cogefox 38.08 in poi verrà attivata la fase di test e tutte le fatture emesse e registrate produrranno automaticamente i relativi file in formato XML senza che dobbiate fare operazioni aggiuntive. A partire da una successiva versione della 38.08 di Cogefox, la verifica dei dati necessari per l’invio delle fatture XML verrà fatta nel momento in cui richiamerete il cliente in fase di emissione documenti.

– Cogefox produce i file XML solo per le fatture di vendita di cui è stata confermata la registrazione con “Registra questo documento”. Non è quindi sufficiente limitarsi a stampare il documento.

– Dal 1/1/2019 Cogefox produrrà i file XML delle fatture emesse solo in presenza della licenza per la Fatturazione Elettronica acquistabile separatamente con un certo anticipo.

– Visitando il menu “Vendite”->“e-Fattura->“Invio al SDI” noterete che vengono esposte le fatture prodotte dopo aver aggiornato Cogefox alla versione 38.08 o successiva. Se nell’archivio clienti sono stati inseriti i dati nel menu “Clienti-Sdi”, viene generato il file xml con la PEC o con il codice SDI del cliente. Se non esiste né la PEC né il codice SDI, viene generato il file xml con l’indirizzo “solotest@solotest.it”. Potrete così verificare la correttezza dei file XML prodotti da Cogefox collegandovi al sito dell’Agenzia delle Entrate nell’apposita pagina il cui link è raggiungibile dal menu “Vendite” -> “e-Fattura” -> “Invio al SDI” (aggiornate la pagina WEB con il tasto <F5> se non dovesse comparire subito correttamente). I file da verificare nel sito dell’Agenzia delle Entrate risiedono all’interno della sottocartella “Dainviare” di “CogeXml”.

– Potete anche inviare i file XML, come test, direttamente alla vostra casella di posta elettronica. Per fare ciò è necessario compilare i campi della schermata “Vendite” -> “Configurazione Pec per invio” inserendo il vostro indirizzo di posta elettronica nel campo “Destinatario (SdI)”. Quindi andate nel menu “Vendite”->”e-Fattura”->”Invio al SdI”, selezionate le fatture da inviare e fate clic su “Invia selezionati”. Con lo stesso sistema potete inviarle a Datastudio per controllo/segnalazione facendo clic sul tasto “Invia a Datastudio per controllo”.


La firma digitale

– La firma digitale non è obbligatoria per i file XML delle fatture B2B (a differenza dell’obbligo di firma digitale che esiste per i file XML delle fatture emesse alle Pubbliche Amministrazioni). Se emettete fatture anche alla pubblica amministrazione (PA), Cogefox è in grado di attivare la firma digitale automatica da apporre ai file XML ma per fare questo è necessario importare, tramite il software della chiavetta USB o Smart-Card, all’interno del PC il certificato di firma.  In questo caso si dovrà importare il certificato dalla chiavetta USB (o dalla Smart-Card) nel vostro PC, quindi inserire il relativo PIN e Cogefox cercherà di trovare il certificato che poi verrà memorizzato. Le voci di menu interessate sono “Vendite”->”e-Fattura”->”Trova certificato” e “Firma digitale”.


Le fatture di acquisto in formato elettronico

– Per poter gestire in modo automatico le fatture di acquisto, dovete essere in possesso dei parametri della vostra casella PEC dichiarata per la ricezione delle fatture.

– Cogefox è in grado di acquisire le fatture elettroniche tramite una scansione di quella casella PEC.

– Se invece avete acquistato un apposito canale SdI, utilizzerete quello per il download dei file XML delle fatture.

– Per acquisire dalla vostra PEC le fatture, dovete aver compilato i campi della maschera nel menu “Vendite”->”e-Fattura”->”Configurazione Pec per invio”.

– Quindi dal menu “Vendite”->”e-Fattura”->”PEC monitor” potrete visualizzare le fatture di acquisto ricevute nella vostra PEC accedendo alla cartella CogeXml/Ricevute seguendo le istruzione di seguito elencate.

– Per poter visualizzare facilmente e in formato PDF i file XML, scaricate ed eseguite le utility “Download componente Ghostscript aggiornato” e “Download FeViewer”. Quindi selezionate il file in questione, fate clic con il tasto di destra del mouse e scegliete, nel menu che appare, la voce “Apri con FeViewer”. Se il file contiene la fattura originale in PDF, quest’ultima verrà visualizzata aprendo il programma predefinito per la lettura dei file PDF (es.: Adobe Reader DC). Se il file non contiene la fattura originale in PDF, verrà creato ed aperto un PDF che vi permetterà una chiara lettura della fattura ricevuta. L’utility vi permetterà di aprire anche i file delle fatture di acquisto firmati digitalmente.